Opinião: Ata de assembleia retrata a realidade?

Grande problema que temos visto com frequência em condomínios é a redação e conteúdo das atas de assembleia. Quem já não se deparou com o fato de comparecer em uma assembleia e depois, quando recebe a ata, percebe pontos que foram abordados e não constam da mesma. Ou, pior ainda, existem fatos que não foram comentados e surgem, isto quando há flagrantes divergências de situações abordadas

Por Luiz Ribeiro O. N. Costa Junior

Temos visto inclusive, de maneira incorreta, que muitas administradoras, após a redação, enviam a ata para apreciação do síndico, isso quando não colocam a assinatura do mesmo na ata, como se fosse o síndico o validador da ata.

Em uma assembleia o síndico não possui nenhuma autoridade específica para comandar ou mandar na mesma, tanto que a maioria das convenções proíbe o síndico de exercer a presidência da assembleia.

E isso pela simples razão de que a assembleia é o principal órgão deliberativo do condomínio, inclusive ao qual o síndico é submetido a cumprir suas determinações.

Ao ser realizada uma assembleia, é escolhido o presidente. Importante frisar que, salvo disposição contrária em convenção, o mesmo não é indicado, mas eleito entre os presentes.

A maioria das convenções estipula que o secretário será indicado pelo presidente, podendo então o mesmo escolher alguém de sua confiança, o que acaba na maioria das vezes sendo o representante da administradora, sob o argumento de que é mais fácil a redação da ata.

E isso efetivamente é verdade, quando a administradora não pede palpites ou submete a ata ao síndico, pois, nesse caso, acaba a imparcialidade da administradora no tocante à realização da assembleia, visto que o síndico pode interferir na redação da mesma.

Se o representante da administradora é o secretário, deve entender que não está ali para defender interesses do síndico ou de quem quer que seja, mas sim para fazer constar na ata a efetiva realidade do ocorrido na assembleia, e sempre submetido ao presidente, que é quem lhe indicou para ser secretário.

Na ata devem constar todos os atos ocorridos em uma assembleia, mencionando inclusive as opiniões de cada participante e identificando suas unidades, o que, sabemos, torna-se extremamente dificultoso, além de representar um excessivo volume de páginas redigidas.

Isso, claro, sem considerar os inúmeros temas e assuntos que acabam sendo abordados de maneira transversa na assembleia. E aqui já reside o primeiro problema que acaba por ocasionar divergências em atas, vez que muitos moradores acabam abordando assuntos fora de pauta, querem que os mesmos sejam deliberados e acabam por sequer sendo mencionados na ata.

Compete ao presidente evitar esse tipo de situação, procurando determinar que a assembleia trate exatamente dos pontos constantes no edital, e não de assuntos paralelos. Caso na pauta constem ‘assuntos diversos’, deverão então, todos os demais assuntos não constantes da pauta serem comentados em referido item. E se não constar, não devem ser abordados durante a assembleia.

Mas, se a ata não refletir a realidade, e o secretário se recusar a cumprir determinação do presidente para retificar a mesma, o presidente tem autonomia para mencionar tal situação na ata, deixando sem assinatura do secretário e encaminhar para registro. E deve na primeira assembleia seguinte fazer constarem no edital a leitura e aprovação de referida ata para comunicar tal fato aos presentes e obter a ratificação de sua decisão.

Caso, todavia, um condômino receba a ata e perceba que está em divergência do decidido, deve comunicar tal fato ao condomínio, para que na próxima assembleia seu apontamento seja analisado e a ata possa ser devidamente retificada.

Entretanto, se o condomínio quiser evitar essas situações, a melhor recomendação é que a assembleia seja gravada, o que elimina qualquer discussão sobre o teor da ata.

*Luiz Ribeiro O. N. Costa Junior é Advogado, administrador de empresas e pós-graduado em direito processual civil pela PUC-SP.