Dica: Por que implementar o Certificado Digital para condomínio?

Quando se pensa em assinar um documento, como um contrato por exemplo, lembramos da imensa burocracia: cartório, reconhecer firma, colher assinaturas

Certificado Digital para condomínio? Será mesmo que ele é necessário? É o que você descobrirá lendo este artigo que preparamos sobre o tema

O uso do Certificado Digital tem assumido uma forma cada vez mais presente na realidade de profissionais, empresas e pessoas comuns. Reflexo da transformação digital e do crescimento da adesão aos meios eletrônicos para a execução de tarefas, a Certificação tem ganhado espaço na sociedade, em razão da grande contribuição que dá em um tema de interesse geral: a segurança no uso dos meios digitais.

Nesse cenário, o próprio Poder Público tem sido um dos grandes utilizadores e incentivadores do uso do Certificado Digital, incluindo essa tecnologia em diferentes serviços públicos, sites e plataformas de dados governamentais, como é o caso do e-CAC e do canal “Conectividade Social”.

Essa nova realidade, sem dúvida, impacta a rotina de todas as pessoas, sejam físicas, sejam jurídicas. Os condomínios são um exemplo disso. Atualmente, o Certificado Digital é necessário para unidades condominiais. Você sabe por quê? Preparamos este artigo para esclarecer. Acompanhe!

O que é o Certificado Digital para condomínio?

Tecnicamente, o Certificado Digital para condomínio é na verdade um Certificado e-CNPJ convencional, sem nenhum tipo de especificidade. Sua função primordial — e não exclusiva — é garantir a identificação eletrônica e incontestável do condomínio em relações e transações travadas em ambientes digitais, como portais de órgãos públicos.

Embora a legislação brasileira não seja clara quanto à natureza jurídica do condomínio edilício, não se pode dizer que se trata de uma pessoa física, já que o condomínio não é pessoa natural, como um humano.

No entanto, também não se pode dizer que se trata de uma pessoa jurídica, já que a constituição de um condomínio não segue as mesmas regras estabelecidas legalmente para a criação e registro de uma empresa, por exemplo.

Mesmo assim, o Certificado Digital para condomínio, para todos os efeitos, é um e-CNPJ, idêntico ao que é emitido por sociedades empresárias. O que muda é apenas a forma como o Certificado poderá ser utilizado.

Por que é necessário que condomínios tenham Certificação Digital?

Desde o ano de 2013, o Certificado Digital se tornou uma ferramenta obrigatória para a regularidade dos condomínios. Isso porque foi a partir dessa data que o Certificado passou a ser indispensável para o acesso ao canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.

Dessa forma, sem o Certificado Digital e, consequentemente, sem acesso ao portal de serviços da Caixa, desde então o síndico não consegue mais transmitir dados e informações importantes, relacionadas aos empregados do condomínio — como os referentes ao FGTS, à Previdência Social e direitos trabalhistas, por exemplo.

Um dos efeitos diretos dessa impossibilidade de acesso ao canal Conectividade Social é o descumprimento de obrigações impostas por lei ao condomínio, cominando na incidência de penalidades, multas e outras restrições com os órgãos públicos — o que é extremamente prejudicial.

Além disso, o uso do Certificado Digital para condomínio abre uma série de novas possibilidades e promove a desburocratização de processos. A exemplo, se o condomínio terceiriza a sua contabilidade, mas quer ter acesso às informações de pagamento do FGTS, por exemplo, o síndico pode acessar esses dados com o Certificado do condomínio.

No mesmo sentido, o Certificado Digital também garante ao síndico o acesso amplo ao Portal e-CAC, da Receita Federal. Nesse ambiente digital, é possível consultar a existência de dívidas com a União, pendências tributárias, emitir certidões e acompanhar o trâmite de processos administrativos, além de muitos outros serviços importantes. Ou seja, é fundamental para manter a visibilidade e transparência ao gestor do condomínio.

O Certificado Digital é necessário para todos os condomínios?

Essa é uma dúvida bastante comum e pertinente quando o assunto envolve o Certificado Digital para condomínio. Alguns síndicos, pelo fato de o condomínio ser pequeno e não contar com empregados, acreditam que o Certificado Digital não é uma ferramenta essencial e até dispensável.

No entanto, esse é um erro. A exigência estabelecida pela Caixa Econômica Federal, lá em 2013, se aplica a todos os condomínios existentes no país. Assim, ainda que o condomínio não tenha funcionários, o Certificado Digital pode ser muito útil para o lançamento de informações no canal Conectividade Social no caso de pagamentos feitos a prestadores de serviço autônomos, por exemplo.

Além disso, a ferramenta também é usada no encaminhamento de informações para a declaração de Imposto de Renda. Todos essas facilidades do Certificado Digital e funcionalidades justificam a sua adoção pelos condomínios.

Como o síndico pode providenciar o Certificado Digital?

A aquisição e emissão do Certificado Digital são processos relativamente simples e que podem ser executados pelo próprio síndico do condomínio. O passo inicial é ir em busca de uma Autoridade Certificadora licenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), como a Soluti, e efetuar a compra do Certificado Digital — que nesse caso é o modelo e-CNPJ.

A vantagem de adquirir o Certificado Digital junto à Soluti é que o processo de compra pode ser feito online, a partir da Loja Soluti. Basta acessar a página, escolher o Certificado, definir a mídia a ser utilizada, o prazo de validade e finalizar a compra. O pagamento pode ser feito tanto com cartão de crédito como via boleto.

Concluída a compra, será encaminhado um e-mail de confirmação, contendo algumas informações e instruções para a etapa de emissão do Certificado, que é feita presencialmente, em uma das unidades Soluti ou em uma Autoridade de Registro parceira, presentes em diversos pontos espalhados por todo o Brasil.

Vale destacar, ainda, que a Soluti também disponibiliza um sistema de agendamento da validação presencial. Assim, o síndico pode agendar o atendimento no local e horário que tiver disponibilidade, bastando acessar a página de agendamento.

Por fim, é importante mencionar que a emissão do Certificado Digital pelo síndico exige alguns documentos específicos. Nesse sentido, na etapa de validação presencial, é preciso apresentar a convenção do condomínio e a ata de eleição originais, comprovando que é realmente o síndico.

O processo de emissão de Certificado da Soluti é bem simples. Não se exige nenhuma cópia de documento autenticado, mas apenas alguns documentos pessoais originais. Há ainda a possibilidade de um Agente de Registro Soluti ir até o síndico proceder com a validação, caso seja necessário.

Por fim, o Certificado Digital para condomínio, como vimos, não é uma exigência recente. No entanto, ainda existem unidades condominiais e síndicos que não conhecem essa obrigatoriedade e, mais do que isso, não têm conhecimentos das vantagens e possibilidades que a tecnologia de Certificação traz para a regularidade de um condomínio. Por isso, um dos papéis do contador que presta serviços para condomínios é orientar seus clientes sobre esse tema.

Fonte: Soluti Responde