Inadimplência em condomínios: 6 passos simples para evitar o problema

Não há como discordar: entre todos os problemas enfrentados na gestão condominial, a inadimplência é com certeza um dos maiores. Além de comprometer diretamente o orçamento da gestão, o impasse também afeta todos os moradores, visto que o rateio das dívidas aumenta o valor da taxa de condomínio para aqueles que pagam em dia

As consequências da falta de pagamento realmente são sérias. Como se torna difícil manter todos os serviços funcionando com as contas desfalcadas, a alta na taxa termina se revelando uma atitude necessária – o que pode gerar ainda mais inadimplentes.

Mas afinal, o que administradoras e síndicos podem fazer – de realmente efetivo – para evitar essa situação em tempos de crise econômica? Confira os 6 passos práticos que preparamos para te ajudar na empreitada!

1- MANTENHA UM ACOMPANHAMENTO E UMA ORGANIZAÇÃO RIGOROSOS DAS CONTAS

Para evitar que as contas fiquem no vermelho e prejudiquem ainda mais o funcionamento normal das rotinas do condomínio, manter a rígida organização das entradas e saídas de recursos é um primeiro passo fundamental.

Afinal, não há como pensar em resolver a questão dos inadimplentes sem monitorar e conhecer os detalhes da situação financeira da gestão.

É importante que o síndico ou administradora façam um controle ao menos semanal das finanças do condomínio. Para além do fluxo de caixa, das contas a pagar e da gestão de despesas pendentes, o acompanhamento de quem são os moradores inadimplentes, do tempo de dívida e de qual é o valor da dívida também precisa ser feito.

Fique por dentro, ainda, de possíveis acordos de dívida que estejam em andamento, assim como ações judiciais em prosseguimento.

2- CONSIDERE OFERECER UMA ESTRATÉGIA DE DESCONTO SOB A TAXA

Uma estratégia que costuma render bons resultados na prática é oferecer desconto para os condôminos que efetuarem o pagamento da taxa antes do vencimento.

O indicado é estipular um desconto de até 10%, promovendo um benefício para os moradores que pagarem antecipadamente e incentivando a quitação. A prática, que tem eficiência comprovada em muitos condomínios, também proporciona mais tranquilidade e segurança para a gestão, que recebe adiantamentos para sanar as despesas mais imediatas.

3- APOSTE EM DIVERSAS OPÇÕES DE PAGAMENTO

Se a ideia é minimizar os índices de inadimplência, é claro que uma maior facilidade de pagamento deve estar em pauta. Para isso, diversificar as opções de quitação da taxa é uma boa estratégia.

Embora a modalidade mais tradicional seja o boleto, considere emitir as cobranças também em débito automático, cartão de crédito ou débito e cheque. Em muitas das vezes, grande parte do problema da inadimplência está relacionado ao estabelecimento de uma única forma de cobrança do condomínio, que pode não representar comodidade para a maioria dos moradores.

Vale lembrar que, atualmente, muitas pessoas se beneficiam da facilidade do internet banking – oferecer uma única forma de pagamento que exija uma maior organização por parte do condômino (como ir ao banco, solicitar serviços etc.) pode ser um verdadeiro tiro no pé da gestão.

4- AGILIZE O PROCESSO DE COBRANÇA/PAGAMENTO

Continuando na trilha de tornar o processo de pagamento mais fácil para os condôminos, outro passo importante é agilizar, ao máximo possível, o processo de cobrança e de pagamento.

Uma medida eficaz nesse sentido é permitir que os condôminos emitam sua própria 2ª via de boleto pelo site ou sistema da administradora/condomínio. Além de eliminar o retrabalho com inúmeras solicitações de 2ª via, os moradores também podem ter muito mais praticidade para quitar seus débitos na segunda oportunidade.

Vale acrescentar que há softwares de gestão, que oferecem essa funcionalidade e muito mais, incluindo a emissão de boletos com aviso individual de inadimplência, o histórico de moradores inadimplentes e a emissão de carnê de pagamentos para acordos.

Outra ação (simples, mas fundamental) para colaborar com processos de pagamento mais ágeis é enviar a cobrança com uma boa antecedência. Idealmente, a taxa de condomínio é enviada ao menos 10 dias antes da data-limite para quitação, possibilitando que os condôminos se organizem para pagar a taxa.

5- PROMOVA CAMPANHAS DE CONSCIENTIZAÇÃO DOS MORADORES

Uma das responsabilidades mais importantes da gestão condominial é manter a transparência sobre os processos administrativos, repassando sempre aos condôminos o conhecimento sobre a situação geral do condomínio – o que inclui a situação financeira.

Com a questão da inadimplência, não é diferente. Trata-se, afinal, de um problema que impacta toda a comunidade condominial, sendo igualmente prejudicial para todos. Uma outra sugestão eficiente é fazer campanhas periódicas de conscientização sobre a questão, abordando-a também nas assembleias.

Nas campanhas, é interessante explorar no que consiste exatamente a taxa condominial, esclarecer o que é feito com a arrecadação dos pagamentos e ressaltar por que e como o pagamento em dia faz toda a diferença. O conhecimento e a clareza acerca da situação tendem a minimizar as ocorrências de inadimplência.

6- COBRANÇA FORMAL: APOSTE EM AÇÕES JUDICIAIS

Nos casos mais extremos, a administradora ou síndico não podem retroceder: é importante buscar apoio jurídico.

Idealmente, deve-se esperar cerca de 90 dias, período no qual a gestão deve tentar oferecer acordos e soluções amigáveis para o pagamento dos inadimplentes. Caso as tentativas não surtam resultados, não hesite em entrar com uma ação judicial contra esses moradores.

A partir daí, a inadimplência será abordada através de uma cobrança formal e jurídica, que envolve o trabalho de advogados e protestos em cartório. Multas, penalidades e possíveis acordos também podem ser infringidos e negociados.

E então, o que achou das nossas dicas? A inadimplência é um problema sério que demanda atitudes assertivas. Esperamos que as orientações sejam úteis na sua gestão condominial!